這里所指的賬,僅限于實(shí)物類(lèi)明細(xì)賬,具體系指三級(jí)賬,而卡則是指實(shí)物卡片,即實(shí)物收付賬或僅反映結(jié)余的明細(xì)賬。
一、賬卡不符的原因分析
賬卡不符的原因,主要來(lái)自于賬與卡記錄入的不同或記錄方式的不同。
(一)實(shí)物賬差錯(cuò)
實(shí)物類(lèi)明細(xì)賬作為會(huì)計(jì)記錄的一部分,是由會(huì)計(jì)人員依據(jù)實(shí)物收付憑證逐筆或匯總登記的,容易出現(xiàn)的差錯(cuò)是:多記、少記、重記、漏記、串戶登記等過(guò)賬差錯(cuò)以及余額計(jì)算方面的技術(shù)差錯(cuò)。如果會(huì)計(jì)人員的實(shí)物類(lèi)明細(xì)賬是將多張收入或付出憑證匯總后依據(jù)匯總原始憑證登記,則可能還存在匯總計(jì)算差錯(cuò)等問(wèn)題。
(二)實(shí)物卡差錯(cuò)
不少單位在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)設(shè)置了實(shí)物卡片,尤其是簡(jiǎn)易的只反映結(jié)余數(shù)量的塑料圓卡,采用撥卡形式進(jìn)行實(shí)物量核算。這時(shí),撥卡差錯(cuò)是導(dǎo)致實(shí)物卡差錯(cuò)的常見(jiàn)原因。
在一些企業(yè),倉(cāng)庫(kù)的保管人員經(jīng)常性地對(duì)庫(kù)存物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),并將實(shí)物卡按盤(pán)點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行校正;這時(shí),也會(huì)導(dǎo)致實(shí)物賬與實(shí)物卡發(fā)生較大差異。因?yàn),物資在入庫(kù)時(shí)一般采用抽查方式驗(yàn)收,漏檢漏驗(yàn)難免發(fā)生,這部分物資的短缺可能形成了盤(pán)虧,即便是實(shí)行全部檢查驗(yàn)收,也不能保證萬(wàn)無(wú)一失,盤(pán)虧同樣也會(huì)發(fā)生。另外,物資實(shí)體的被盜、丟失、貪污、毀損等損失,也以盤(pán)虧形式表現(xiàn)出來(lái),保管人員以實(shí)際庫(kù)存數(shù)調(diào)整實(shí)物卡片上余額的方法,可能掩蓋實(shí)物管理中的工作漏洞,給實(shí)物賬與實(shí)物卡的核對(duì)帶來(lái)麻煩,這種做法是不恰當(dāng)?shù)摹?br>
二、賬卡不符的查證要點(diǎn)可以分別實(shí)物卡的記錄情況進(jìn)行查證。
。ㄒ唬┰谠O(shè)置實(shí)物收付余卡片的條件下實(shí)施查證
如果會(huì)計(jì)部門(mén)設(shè)置了一套分別實(shí)物的品種規(guī)格進(jìn)行核算的實(shí)物收入、付出與余額分欄反映的明細(xì)賬,倉(cāng)庫(kù)內(nèi)設(shè)置了只進(jìn)行實(shí)物數(shù)量核算的明細(xì)卡,兩種記錄均嚴(yán)格以憑證為依據(jù)逐筆登記。這時(shí),對(duì)發(fā)生的賬卡不符,宜分別由會(huì)計(jì)人員與保管人員對(duì)賬卡的記錄與有關(guān)憑證是否相一致進(jìn)行逐筆核對(duì)。
為避免浪費(fèi)時(shí)間,應(yīng)僅對(duì)收、付或余額中不相符的那方面的記錄進(jìn)行查核。如果會(huì)計(jì)人員已做了該實(shí)物的二級(jí)賬與三級(jí)賬的核對(duì),未發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,此時(shí),應(yīng)重點(diǎn)查核實(shí)物卡記錄的正確性。
。ǘ⿲(duì)僅核算結(jié)存數(shù)量的實(shí)物卡與明細(xì)賬不符時(shí)的查證
如果實(shí)物卡上的結(jié)存數(shù)量是依據(jù)實(shí)物收入與付出憑證逐筆計(jì)算后確定的,在留有月初余額的情況下,期末結(jié)存數(shù)的正確性可以依據(jù)當(dāng)月倉(cāng)庫(kù)收到的收入與付出憑證復(fù)核驗(yàn)證,很容易查出月末結(jié)存數(shù)計(jì)算所出現(xiàn)的差錯(cuò)。如果未留下月初結(jié)存量的記錄,則無(wú)法查出結(jié)存數(shù)量計(jì)算的差錯(cuò)。
如果實(shí)物卡上的結(jié)存數(shù)量是依據(jù)實(shí)物收入與付出憑證逐筆登記后計(jì)算確定,同時(shí)還按不定期地盤(pán)點(diǎn)實(shí)物結(jié)果予以調(diào)整,此時(shí),對(duì)實(shí)物卡的檢查可采用盤(pán)點(diǎn)實(shí)物的形式予以核實(shí); 如實(shí)物卡結(jié)存與實(shí)物盤(pán)點(diǎn)數(shù)一致,但與會(huì)計(jì)部門(mén)的明細(xì)賬期末余額不一致,可將其差異認(rèn)定為盤(pán)盈或盤(pán)虧數(shù)。
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